La comunicación es un elemento esencial en toda organización, sobre todo a nivel empresarial, puesto que nos permite compartir ideas y recursos que son básicos para dar vida a los grandes proyectos que van a garantizar el éxito de la misma.
Asimismo, se convierte en un instrumento fundamental para crear soluciones y coordinar esfuerzos, y con ello, facilitar las tareas dentro de la empresa. En la actualidad, todo esto puede lograrse con el uso de diversas plataformas tecnológicas, como las herramientas de colaboración empresarial.
¿Qué son las herramientas de colaboración empresarial?
Las herramientas de colaboración empresarial, son básicamente plataformas tecnológicas especializadas, creadas con el objetivo principal de garantizar un mayor grado de comunicación entre los miembros de un organismo, con el fin de alcanzar el éxito y la mayor efectividad de la empresa.
Este es un sistema que puede ser ampliado de acuerdo a las diversas necesidades que se presenten, para brindar la mayor utilidad entre los clientes, proveedores y demás personajes inmersos dentro de este organismo.
Entre los servicios propuestos por esta clase de herramientas, para garantizar un seguimiento a los proyectos, se encuentran: la asignación de tareas, publicación de actualizaciones, compartimiento datos e implementación de una mejor gestión del trabajo mediante dispositivos inteligentes y ordenadores.
¿Qué encontrarás en una herramienta de colaboración empresarial?
Una herramienta de colaboración empresarial, contiene una serie de características particulares que garantizan su funcionalidad y mayor nivel de efectividad, para llevar a cabo cada proyecto de la mejor manera posible.
Las características más comunes que incorporan este tipo de herramientas son las siguientes:
- Comunicación en tiempo real.
- Mensajería instantánea y chats en directo.
- Publicación de actualizaciones.
- Uso compartido de archivos.
- Soporte multiplataforma.
- Gestión de trabajo mediante dispositivos móviles u ordenadores.
- Conferencias web, entre ellas videoconferencias o conferencias de audio.
- Herramientas de colaboración integradas, para una mejor experiencia digital.
- Interfaz web clara y organizada, de diseño elegante.
- Creación de redes internas y externas.
- Almacenamiento en la web.
¿Por qué usar una herramienta de colaboración empresarial?
Las herramientas de colaboración empresarial cuentan con diversos servicios de calidad, que le aportan grandes beneficios a toda clase de organizaciones; desde la más pequeñas, hasta las más grandes corporaciones; y que permiten mantener una información clara, concisa y precisa cada que se requiera.
A continuación, te mencionaremos algunos de los beneficios que significa contar con una buena herramienta de colaboración empresarial:
- Mejor seguimiento de cada proyecto, al mantener a todos los miembros comunicados en tiempo real sobre los detalles concernientes.
- Permite la publicación de actualizaciones al instante.
- Mediante esta plataforma se podrá efectuar la asignación de tareas, sin necesidad de acudir al puesto de trabajo.
- Se pueden compartir archivos, imágenes, videos y demás elementos de gran importancia.
- Logra gestionar el trabajo y cada una de sus funciones mediante un dispositivo tecnológico, como un teléfono móvil, Tablet, u ordenador.
- A través de esta herramienta se pueden gestionar todas las comunicaciones de ámbito empresarial en un solo lugar.
- Se pueden obtener respuestas de manera rápida y precisa.
- Permite la colaboración a distancia, sin recurrir al espacio de oficina, a través de audioconferencias, videoconferencias y pantallas compartidas.
- Es un sistema rápido y seguro, que se puede utilizar desde la comodidad del hogar; resultando más funcional ya que no se pierde tiempo entre el traslado a la oficina, se evitan costos innecesarios y se disminuyen considerablemente los riesgos que atentan contra nuestro bienestar.
- Permite a la organización ajustarse a las tendencias del momento, implementando presentaciones novedosas y transformadoras.
- Brinda acceso a mejores alianzas con otras empresas que tengan similares objetivos comerciales.
- Es una estrategia de marketing para generar mayor contacto con los clientes y miembros de una empresa.
- Se mantiene una comunicación constante, superando las brechas físicas o jerárquicas.
Usos comunes de las herramientas de colaboración empresarial
Estas importantes herramientas empresariales poseen múltiples utilidades, las cuales permiten a toda empresa ahorrar tiempo, esfuerzo y, por qué no, también dinero. Recordemos que estas son plataformas que facilitan la comunicación entre todos los miembros de una organización en tiempo real, para el establecimiento de tareas y funciones; además de mantener un constante seguimiento a cada una de estas labores.
Ahora bien, ante estos tiempos donde el teletrabajo, o trabajo a distancia, ha pasado a ser una parte esencial de nuestra forma de vida, éstas se convierten en una alternativa ideal para llevar a cabo nuestro proceso de trabajo.
De esta manera, desde diferentes lugares y diversas franjas de horarios, se podrá mantener una comunicación constante e inmediata; de igual forma, cada una de las funcionalidades incorporadas permitirá atender a toda clase de necesidades. Es una alternativa que le aporta una notable mejoría a cada proyecto desarrollado.
Por otro lado, estas plataformas son utilizadas para mejorar la productividad de los equipos en un alto porcentaje, así como también, facilitar las relaciones interpersonales y atender rápidamente a cada requerimiento.
¿Estás listo para implementar tu herramienta de colaboración empresarial?
Ya sea que se trate de una empresa pequeña, que apenas se está iniciando en este ámbito, o una organización más desarrollada, cada una debe contar con una buena y efectiva herramienta de colaboración empresarial, la cual te permitirá desarrollar los objetivos de manera más eficiente.
A través de su utilidad, se pueden efectuar las tareas de manera más eficaz, brindando múltiples funcionalidades en un solo espacio, con acceso desde diversos lugares y usando cualquier dispositivo tecnológico con conexión a internet.
